この記事はAIアシスタントを活用して作成しています。
あおい部下の報告、最後まで聞いても、何が言いたいのか残らないんだよね…
ゆうき「結論から言って」と毎回言ってる。でも、次の日もまた同じなんだよな。
りすけ先生電気工事の現場30年。説明がまとまらない部下に、私が言うのは「困難は分割せよ」。分けて考えるように促します。
部下の説明がわかりにくくて調べた上司の毎日は、こんな感じではないでしょうか。
- 部下は一生懸命に話している。でも聞き終わると、何が起きたのかが残らない
- 「で、何が言いたいの？」と、つい聞き返してしまう
- 「結論から話して」と言っても、次の報告でまた元に戻る
話す力が足りない、と決める前に見てほしい所があります。報告がわかりにくいのは、一度に全部を話そうとしているからかもしれません。
この記事では、説明がまとまらない部下に私がかけている言葉と、分けたあとに話す順番を書きます。
話し方の型を一から教える記事ではありません。病気や障害が関係しているかどうかの見分けもしません。部下がそもそも報告してこない場合は、合う記事が別にあります（本文の途中で案内します）。
結論から言うと、上手に話させる前に、分けて考えさせる。
- わかりにくい報告によくある3つの形と、その根っこにある「一度に全部」
- 説明がまとまらない部下にかける言葉「困難は分割せよ」と「一度に全部説明しなくていい」
- 分けたあと、どれから話させるかの順番
報告がわかりにくいのは、一度に全部話すから
部下の話がわかりにくいと、この部下は話す力が低いのだろう、と考えたくなります。ここでは、別の見方をします。中身が足りないのではなく、1回に乗せすぎている、という見方です。
わかりにくい報告として、よく挙げられる形は次の3つです。
- 一文に、いくつもの話を詰め込む
- 結論と理由が、行ったり来たりする
- 話した本人は「全部伝えた」と思っている
たとえば、こんな報告です（説明のために作った例です）。
「◯◯の現場ですが、配線のルートが図面と合っていなくて、たぶん前の変更が図面に入っていないんだと思うんですけど、職人さんにはいったん止めてもらっていて、明日までに決めてもらえれば間に合うと思うんですけど…」
この中には、起きたこと・原因の見立て・今の対応・お願いの4つが入っています。中身はそろっている。足りないのは、区切りです。
こういう報告を、ここでは「全部乗せの報告」と呼びます。3つの形は、多くの場合、全部乗せから生まれます。詰め込むのも、行ったり来たりするのも、1回で全部を言おうとするからです。話した本人が「全部伝えた」と思うのも、実際に全部を言ったからです。
話す力が足りないのではなく、1回に乗せすぎている。そう見ると、直す所が変わります。話し方を鍛える前に、話す中身を分ければいい。
「伝わらない」ではなく「言ってこない」が悩みなら、報告を聞いたあとの最初の一言は、こちらに書きました。
気づき：わかりにくい報告は、中身が無いのではない。1回に乗せすぎているだけ。
「困難は分割せよ」で、分けて考えさせる
説明がまとまらない部下には、「困難は分割せよ」と言います。わかりにくさの形と、私がかける言葉を表にしました。
| 報告がわかりにくくなる形 | 私がかける言葉 |
|---|---|
| 一度に全部を説明しようとしている | 「一度に全部説明しなくていい」と言う |
| 話がからまって、分かれていない | 「困難は分割せよ」と言って、分けて考えるように促す |
「困難は分割せよ」は、哲学者デカルトの言葉として知られています。
私はこの言葉で、部下に分けて考えるように促します。頼んでいるのは、上手に話すことではありません。話す前に、中身を分けることです。
部下には「一度に全部説明しなくていい」とも言っています。全部乗せの報告の始まりは、1回で全部を言おうとするところ。「一度に全部説明しなくていい」は、その前提を外す言葉です。
あおい分けろって言われても、部下は何をどう分ければいいか分からないんじゃない？
分け方に、決まった正解はありません。たとえば「起きたこと」「原因の見立て」「今の対応」「お願い」のように分ける方法があります（一般的な例です）。図1の4つと同じ分け方です。
分け方は、こちらから渡すこともあれば、部下に考えてもらうこともあります。
私が報告を聞くときに見ているのは、1つだけです。その報告は、2つ以上に分けられるか。分けられるなら、私はまだ全部乗せだと見ます。
上手に話させる前に、分けさせる。かける言葉は「困難は分割せよ」と「一度に全部説明しなくていい」。
分けたら、結論から1つずつ話させる
分けたあとは、どれから話すか。ここで、よく知られた型が使えます。
結論→理由→具体例の順に話す型は、報告や説明の型として広く紹介されています。この記事でも、新しい型は出しません。結論は、いちばん伝えたい1つ。理由は、なぜそう言えるか。具体例は、どこが、どうなっているか。
ゆうき結局「結論から話せ」ってことでしょ？それは毎回言ってるよ。
りすけ先生型は同じです。変えるのは、言う順番だけ。
分ける前に「結論から」と言われても、全部乗せのままでは、どれを結論にするかを選びにくい。分けて並べてからなら、その中から1つを選べます。先に分けて、型はそのあと。
図1の作った例で言うと、結論は「明日までに配線のルートを決めてほしい」。理由は「図面と現場が合っていない」。具体例は「図面と合っていない箇所」です。
1つ話したら、次の1つ。危ないことや作業が止まることは先に言う。残りは、聞かれてから話せばいい。一度に全部説明しなくていい、はここでも同じです。
気づき：「結論から」は、分けたあとに言う。型は変えず、順番だけを入れ替える。
言語化が苦手な部下のよくある質問
「言語化 苦手」「説明が下手」の質問検索（ラッコキーワード）で見つけた問いをもとに、4つにまとめました。
今日からできること
次の報告で試せる3つです。
- 報告がわかりにくかったら、聞き終わってから「一度に全部説明しなくていい」と言う
- 「困難は分割せよ」と伝えて、話を分けて考えてもらう
- 分けたら、結論にする1つを部下に選んでもらう
あおい「一度に全部説明しなくていい」なら、明日の報告でも言えそう。
りすけ先生上手に話させるのは、分けたあとです。
まとめ｜上手に話させる前に、分けさせる
わかりにくい報告は、一度に全部を乗せていることが多い。
- わかりにくい報告は、中身が無いのではなく、1回に全部乗せている
- 説明がまとまらない部下には「困難は分割せよ」。分けて考えるように促す
- 「一度に全部説明しなくていい」と言って、1回で全部を言う前提を外す
- 分けたら、結論から1つずつ話してもらう
最初にやることは、報告を聞き終わってから一言かけること。部下の報告を毎日受けている上司なら、明日の報告から使えます。
上手に話させるより先に、分けさせる。それだけです。
