施工管理のエクセルは関数から｜1年目に作る「不一致が出る表」【現場30年】

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「関数が多すぎて、どれから覚えればいいか決められない」
「マクロを覚えれば、一気にラクになる気がする」
「表を直したら、別のファイルと数字が合わなくなった」

施工管理のエクセルを調べると、テンプレートの配布と「時短」の話が並びます。
数字のズレにどう気づくか、何から覚えるか。
上位記事の見出しを見るかぎり、この2つを書いた記事はほとんどありません。

私は電気工事の現場に30年いて、管理職も5年やってきました。
昔は関数しか使っていませんでした。
いろいろなファイルと連携させて、ヒューマンエラーを防ぐようにしていました。

この記事では、1年目のうちに覚える順番と、数字がズレたら「不一致」と出る表の作り方を書きます。
関数の仕様は、Microsoftの公式サポートで確かめたものだけを載せました。

読み終わるころには、明日開く表に何を1本足せばいいかが決まっています。

結論は短いです。
関数が先、マクロは後。本はどんな本でもいいので、1冊を最初から最後まで。

施工管理のエクセルは関数から覚える

最初に覚えるのは関数です。
テンプレートもマクロも、関数が分かってからで間に合います。

1年目が迷う3つの入口

エクセルを覚えようとすると、入口が3つ見えます。

テンプレートは便利です。
ただ、入っている式が読めないと、自分の現場に合わせて直せません。

3つのうち、最初に時間を使うのは関数です。

昔は関数しか使っていなかった

私は昔、関数しか使っていませんでした。

マクロを知らなくても、次の章で書く「不一致が出る表」は関数と条件付き書式だけで組めます。

時短より「不一致が出る表」を先に作る

エクセルの記事は、時短やテンプレートの話が中心です。
私がファイルを連携させていたのは、ヒューマンエラーを防ぐためでした。

目で見比べる確認は漏れる

2つの表を並べて、数字を1つずつ目で追う。
行が増えるほど、見落としが入る場所も増えます。

もう1つ困るのは、数字を直したのが自分ではない場合です。
直されたこと自体に気づけなければ、見比べようとも思いません。

更新したら不一致が分かるようにしていた

私は、いろいろなファイルと連携させて、ヒューマンエラーを防ぐようにしていました。
Excelで作った数字を更新したときに、不一致になると分かるようにしていたんです。

人が間違いを探しに行くのではありません。
ズレたところに、表のほうで「不一致」と出ます。

この記事では、その役目をする列を「見張り列」と呼びます。
ここから先は、今のExcelで同じ役目をさせる作り方です。私が当時使っていた式そのものではありません。
作り方は3ステップです。

確認の回数を増やすより、ズレたら出る列を1本置く。
1年目が最初に作る表は、これで十分です。

不一致を知らせる関数4つと条件付き書式

ここからは、その見張り列を今のExcelで組むときの一般的な作り方です。
関数の書き方は、Microsoftの公式サポートの構文に合わせています。
お使いの表に入れる前に、1行だけで試してから下に広げてください。

関数・機能	見張るもの	式の形
IF	2つの数字が同じか	=IF(論理式, [値が真の場合], [値が偽の場合])
SUMIFS	条件ごとの合計	=SUMIFS(合計対象範囲, 条件範囲1, 条件1, …)
COUNTIF	相手の表に行があるか	=COUNTIF(範囲, 検索条件)
XLOOKUP	別の表の対応する値	=XLOOKUP(検索値, 検索範囲, 戻り配列, [見つからない場合])
条件付き書式	「不一致」を色で出す	数式を使用して、書式設定するセルを決定

①IFで違えば「不一致」と出す

見張り列の本体です。
C列とD列に同じはずの数字を並べ、E列に次の式を入れます。

=IF(C2=D2,"OK","不一致")

IF関数は、比べた結果が正しいときと正しくないときで、別の値を返します。
ここでは、同じなら「OK」、違えば「不一致」です。

②SUMIFSで合計を2か所から集める

C列とD列に入れる「同じはずの数字」を用意する関数です。
たとえば、明細のシートから工種ごとの合計を集めて、集計表の数字と並べます。

=SUMIFS(明細!E:E,明細!B:B,A2)

明細シートのB列がA2と同じ行だけ、E列を合計する式です。
公式サポートにもあるとおり、SUMIFSは合計する範囲が最初、SUMIFは3番目。
似た名前なので、引数の順番を取り違えないようにしてください。

③COUNTIFで行の抜けを拾う

合計が合っていても、行そのものが片方にだけ無いことがあります。
COUNTIFは、条件に合うセルの数を数える関数です。

=IF(COUNTIF(一覧!A:A,A2)=0,"相手に無い","")

一覧シートのA列に、A2と同じ値が1件も無ければ「相手に無い」と出ます。

④XLOOKUPで別ファイルの値を引く

ファイルどうしをつなぐときに使います。
別のブックのセルは、「=」を入力してから相手のブックに切り替えます。
セルを選んでEnterを押せば、参照の式ができます。

=XLOOKUP(A2,'[台帳.xlsx]一覧'!$A:$A,'[台帳.xlsx]一覧'!$C:$C,"未登録")

4つ目の引数は「見つからない場合」に出す文字です。
省くと、見つからないときは #N/A になります。

XLOOKUPは、Excel 2016と2019では使えません。
会社のExcelがそのどちらかなら、VLOOKUP関数で同じ考え方の式を組みます。

⑤条件付き書式で「不一致」を赤くする

文字で「不一致」と出ても、行が多いと埋もれます。
そこで色を付けます。

ここに入れる数式は、TRUEかFALSEを返す形にします。
「E列が不一致ならTRUE」なので、その行だけに色が付きます。

式を組むあいだは、参照するブックと集計表を行き来することになります。

＼参照元と集計表を並べて式を組むなら／

関数とマクロの違いと覚える順番

「関数とマクロの違いは？」は、よく調べられている問いです。
違いが分かると、覚える順番も決まります。

関数はセルの式、マクロは操作の記録

関数は、セルに入れる式です。
元の数字が変われば、答えもその場で変わります。
さっきの見張り列は、ぜんぶ関数でした。

マクロは、操作の手順をVBAというコードで記録して、繰り返させる仕組みです。
VBAは Visual Basic for Applications の略です。
マクロを作る［開発］タブは、最初は表示されていません。

関数がわからないとマクロもわからない

私から伝えたいのは、この順番です。
まずは関数。関数がわからないと、マクロもわからないからです。

記録したマクロは、Visual Basic Editorで開いて中身を直せます。
ただ、直すには「どのセルを見て、何を計算しているか」を読めないといけません。
その読み方を先に身につけるのが、関数です。

関数に慣れてくると、式を打ち込む時間そのものが増えていきます。

＼式を打ち込む時間が長くなってきたら／

エクセルの本は1冊を最初から最後まで

何で覚えるか。私の答えは1行です。
どんな本でもいいから、最初から最後まで読んでほしい。

本選びで迷う時間をなくす

この記事では書名を挙げません。
どんな本でもいいからです。

1つだけ確かめるなら、会社のExcelのバージョンです。
XLOOKUPのように、古いバージョンでは使えない関数があります。
本の例を手元で試せるかどうかは、そこで決まります。

マクロの本は関数の本を読み終えてから

関数の本を1冊通したら、マクロの本に進みます。
順番は、前の章とまったく同じです。

選ぶ時間は短く、読む時間は長く。
1冊を最後のページまで読んだら、次の本はそのあとで決めれば間に合います。

施工管理のエクセルでよくある質問

施工管理でエクセルを使いはじめた人から出やすい質問をまとめました。

エクセルのマクロは独学で勉強できますか？

できるかどうかより、順番が先です。関数の本を1冊通してから進んでください。Excelには「マクロの記録」が最初から入っていて、自分の操作をVBAのコードとして残せます。記録したコードはVisual Basic Editorで開いて読めます。自分の操作がどんなコードになったかを見るところから始められます。

施工管理に必要なパソコンスキルは何ですか？

この記事の答えは、エクセルの関数で「数字が合っているか」を表に確かめさせられることです。ただ、会社によって施工管理アプリや決まった様式を使っています。配属先で実際に使っている道具と様式を、先輩に1回見せてもらうのが近道です。

別のファイルを参照している式が、急におかしくなりました。

参照元のブックを移動したり削除したりすると、リンクが切れることがあります。Excelのブックのリンクの管理画面から「リンク元の変更」で新しい場所のファイルを選び直せます。なお、参照元のブックを閉じていると、式の中にファイルの場所まで含んだ長い形で表示されます。これは故障ではありません。COUNTIFやSUMIFSで別のブックを参照していると、そのブックを閉じたときに #VALUE! になります（Microsoftの公式サポートの注記）。

ダウンロードしたテンプレートを使うのはダメですか？

ダメではありません。ただ、中に入っている式が読めないと、現場に合わせて列を足したときに合計がズレても気づけません。テンプレートを使うときも、見張り列を1本足しておくと安心です。

まとめ｜施工管理のエクセルは関数が先

施工管理のエクセルで1年目にやっておくことは、時短の小技集ではありません。
数字がズレたら、表のほうが「不一致」と教えてくれる形にすることです。

私は昔、関数しか使っていませんでした。
いろいろなファイルと連携させて、数字を更新したら不一致が分かるようにしていました。

明日いちばん最初に開く表の横に、見張り列を1本。
そこから始めてください。