仕事がめちゃくちゃ早い人の特徴｜速さは2種類、詰まるのは処理か判断か

この記事はAIアシスタントを活用して作成しています。

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仕事が遅いと感じているとき、気になるのはこの3つです。

• 手は動かしているのに、仕事が終わらない
• 隣の先輩は、同じ量を早く片づけて帰っていく
• 急いでみても、やり直しが増えるだけ

手を速く動かしても、終わらない人がいます。遅さの原因が、手の速さとは限らないからです。

この記事では、仕事の速さを「処理する速さ」と「決める速さ」の2つに分けます。そのうえで、電気工事の現場30年で見てきた詰まり方と、私のほどき方を書きます。

この記事に、仕事の量を減らす方法は出てきません。出てくるのは、詰まっている場所を見分ける方法です。自分がどっちで詰まっているかを1問で見分ける物差しも、置いておきます。

結論から言うと、急ぐ前に、処理と判断のどちらで詰まっているかを見る。直す場所は、そこで決まります。

仕事が早い人の特徴は、速さが2種類あること

仕事が早い人は、手が速いだけじゃないの？　そう思うかもしれません。速さには、性格の違う2つがあります。

1つ目は、処理する速さ。仕事をコツコツ進めるチカラです。書類、メール、入力。やることが決まっている仕事を、手を動かして片づける速さです。

2つ目は、決める速さ。どうするかすぐに判断するチカラです。何から手をつけるか。どのやり方でいくか。誰に頼むか。

私の今の仕事でいえば、会社でAIが使えるようになってから、業務の半分以上をマクロで動かしています。勤務表の分析、メールの自動送信、データの分析。これは処理する速さの側の話です。何時間減ったかは、計っていません。

一方で、急ぎの仕事が重なったときに順番を決めるのは、決める速さの側です。同じ1日の中に、両方あります。

「とにかく急ぐ」で触れるのは、処理する速さだけ。決める側で詰まっているなら、手を速くしても終わりません。

電気でいえば、ブレーカーが落ちたら、まずどの回路かを見ます。仕事も同じです。急ぐ前に、どっちで詰まっているかを見る。

自分はどっちで詰まっている？2つのサイン

自分は全部遅い気がする。そう感じるときほど、サインを2つに分けて見ます。

サイン①は「手は動くのに進まない」。忙しく手を動かしているのに、夕方になっても形にならない。何から、どうやって、誰に頼むかが決まっていないときの形です。これは決める側で詰まっています。

サイン②は「作業が溜まる」。やることは決まっているのに、手が追いつかない。いつ終わるかが読めない。これは処理する側で詰まっています。

迷ったら、自分に1つだけ聞いてください。今やっている仕事、いつ終わるかを時間の単位で言えますか。

言えなければ、処理の側。言えるのに進まないなら、決める側。これは目安で、判断待ちや外の事情で止まっていることもあります。もとにしたのは、私が現場で見てきた「今日中」が「今週中」に変わる人の話。くわしくは次の見出しに書きます。

私も、指示がうまく伝わらない部下のことで困ったとき、やったのは「困難は分割せよ」でした。困っている内容を分けて、一つずつ解決していきました。

詰まっている仕事を「作業」と「判断」に分けるのは、その分割の1手目です。先に直すのは、詰まっているほうの1つだけ。

やることを絞る考え方では、私は『エッセンシャル思考』（グレッグ・マキューン）を読みました。やることを増やすより、やらないことを先に決めて、大事な少しに絞る。そういう考え方の本です。

＼やることを絞る考え方の本／

気づき：「いつ終わるか」を時間で言えるかどうかで、詰まっている側が見えてくる。

処理する速さは「いつ終わるか」が言えるか

処理が遅いなら、手を速く動かせばいい。そう思いがちです。私が現場で見てきた詰まり方は、手の速さより手前にありました。

期限に間に合わない人は、まず「今日中」と言います。間に合わないと、次は「今週中」。

私の感覚はこうです。「なぜ最初は時間単位だったのに次は日単位になるの？」

それくらい、自分の仕事がどれくらいで終わるのか、分かっていない。私はそう見ています。このような人は、結構います。

現場でいう段取りも、正体は同じです。時間が読めること。工期を当てられて、工程表が書けること。書けないと、「材料が足りない」「まだ注文していない」が続きます。

人と仕事を分けるときも、同じことが起きます。施工図などがそうで、分けたつもりだと、お見合いになる可能性が高い。お互いに相手がやると思って、手が止まります。だから私は、紙に書いて明確に作業を分担するようにしています。

数の多い作業を、人に渡したこともあります。病院の現場では、コンセントの回路チェックを外注先の会社にお願いしました。病院はコンセントの数が多いので、これが大きかった。そのぶん社員は、重要な受変電関係（電気を受けて配る設備）や細かいところまで目を配れました。

Excelでは、作った数字を更新したときに、不一致が出ると分かるようにしていました。いろいろなファイルと連携させて、ヒューマンエラーを防ぐためです。

気づき：処理の詰まりは、手の速さより先に「いつ終わるか」が読めているかに出る。

決める速さは「次に誰が動くか」で順番を決める

決めるのが怖い。間違えたらどうしよう。そう思って手が止まるなら、詰まっているのは決める側です。

急ぎの仕事が一度に2つ入ったとき、私の決め方は1つでした。「次にどのような人を動かす必要があるか」。それを判断して、優先順位を決めていました。見ているのは、その先で動く人です。

自分の手元で仕事を止めない。私が意識しているのは「ボールを持たない」ことです。急な連絡で現場を離れるときも、「その仕事が終わるように違う人に引き継ぐ」。段取りを確認しながら、要所で報告を受けられるようにしてから離れます。そうするようにしてから、滞りがほぼなくなりました。

ここで1つ、逆のことを書きます。決める速さは、すぐ決めることではありません。

以前、トラブルの第一報が入ったことがありました。そのとき私がしていたのは、当時の状況を判断するための情報集めです。実際は、第一報のとおりではありませんでした。確かめてから決める。これも決める速さのうちです。

私の考えはこうです。「問題と考えていることの殆どは発生しない」。だから、なんとかなる。

決めたら、ずれたところで直します。期限を決めて、そこに間に合うかを確かめながら直していく。人はそうやって育つ、と私は思っています。

私のやり方は、7〜8割で決めて、走りながら直す。仕事も、8割の出来で一度出します。

入口の返事も迷いません。「確認して連絡します」と、その日のうちに1手返します。

手を動かす前に「何を決めるか」を考えるところでは、『イシューからはじめよ』（安宅和人）も読みました。本当に答えを出すべき問いを先に見極めてから、取りかかる。

＼手を動かす前に「何を解くか」を決める本／

気づき：決める速さは、急ぐことではなく、決める物差しを1つ持っておくこと。

仕事が早い人の特徴のよくある質問

「仕事が早い人」で調べる人に多い質問から、4つ選びました。

仕事が早い人の習慣は？

私の場合は、朝です。朝4時に起きて、6時半までを勉強の時間にしています。英語、副業のパソコン作業、日経の社説。会社の仕事を朝に片づけている、という話ではありません。

夜は子どもの時間と決めて、21時ごろに寝ます。朝早くが効率的だと分かったのは、仕事の量そのものが多かった時期でした。

仕事が早い人と遅い人は何が違う？

私が見てきた違いは、手の速さより、どこで詰まるかです。手は動くのに進まないなら決める側、作業が溜まるなら処理する側。見分け方は図2にまとめました。

仕事が早い人についていけないときは？

黙って手を止めるより、「限界です」と言ってください。振る側の私は、そう言われたら2つを確認していました。どうすればできるようになるのか。優先順位をどうするか。

早くなったら、仕事が増えるだけでは？

振る側の本音を書きます。できる人に、難しい仕事を頼みたい。成功する可能性が高くて、安心できるからです。「早く終わったから振る」のではありません。

続きは、記事末の「仕事が早い人ほど仕事が増えるのは損？」に書きました。

今日からできること

明日の朝、机に向かう前にできる3つです。

まとめ｜急ぐ前に、どっちで詰まっているか見る

手は動くのに進まないなら決める側、作業が溜まるなら処理する側。

やることは、今の仕事1つにつき、紙に1行書くだけ。昼休みに、スマホのメモに書いても足ります。

急ぐ前に、作業か判断かを分ける。それだけです。