仕事の優先順位のつけ方｜4象限で分けて、迷ったら「人を動かす仕事」から

この記事はAIアシスタントを活用して作成しています。

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仕事の順番で迷うとき、困っているのはこの3つではないでしょうか。

• 朝から「至急」が並んで、どれも急ぎに見える
• 4象限は知っているのに、全部「緊急で重要」に入ってしまう
• 大事な仕事ほど、気づくと後回しになっている

私も現場監督をしていたころ、毎日22時まで残業して、火消しばかりしていました。

この記事では、重要度と緊急度でやることを4つに分ける方法と、分けても並んだときに私が使っている決め手を書きます。

仕事の量を減らす話は、この記事にはありません。扱うのは、同じ量をどの順番で片づけるかだけです。

結論から言うと、4つに分けて、迷ったら誰かを動かさなければいけない仕事から。明日の朝の1手目は、私はこれで決めています。

仕事の優先順位は、4象限で分けてから決める

4象限って、結局どう使うの？　最初にやるのは、2本の物差しでやることを4つに分けることです。

物差しは、重要度と緊急度の2本です。第1領域は、重要で緊急。第2領域は、重要だけど急がない。第3領域は、緊急だけど重要でない。第4領域は、どちらでもない仕事です。

『7つの習慣』（スティーブン・R・コヴィー）では、この表を「時間管理のマトリックス」と呼びます。重要だけど急がない枠は「第II領域」です。アイゼンハワー・マトリクスという名前でも知られています。

私もこの本を読みました。4つに分けるやり方は、今も使っています。

現場監督のころを振り返ると、私の仕事の4割くらいは「緊急だけど重要でない」第3領域だったと感じています。数えたわけではなく、感覚です。

ここで1つ、逆のことを書きます。4つに分けただけでは、どれから手をつけるかまでは決まりません。

第1領域に3つ並んだら、表はそこで黙ります。表が教えてくれるのは「何をやるか」まで。「どれからやるか」は、別の物差しが要ります。

＼4象限と「刃を研ぐ」が出てくる本／

迷ったら「誰かを動かす仕事」から

全部「緊急で重要」に入ったら、どうするの？　私の答えは、分けたあとに1つだけ自分に聞くことです。

私は基本的に、誰かを動かさなければいけないものから対応するようにしています。休み明けの朝も、いつもの日も同じです。

自分の言葉で言い直すと、こうなります。

「この仕事の後に、次に誰かが動くことになっていることを先にやる。ただの入力だけなら、私だけで終了するから後回し。それを判断して、仕事に着手する」

見るのは、その先で動く人です。迷ったら、この仕事の後に、次に誰かが動くことになっているか。それだけを自分に聞きます。

朝に迷わないのは、前の日までに見えているからでもあります。メールはスマホで随時確認していて、タスクとしてやるべきものは事前に把握しています。休み明けの朝は、机の上に多少あった書類に対応しました。

朝から忙しくならないように、事前に準備しておく。これが大きいと感じています。

手をつける前に「何に答えを出すか」を考えるところでは、『イシューからはじめよ』（安宅和人）も読みました。本当に答えを出すべき問いを先に見極めてから、取りかかる。そういう考え方の本です。

＼手をつける前に「何を解くか」を決める本／

気づき：4つに分けたあとの順番は、「次に誰かが動くか」で決める。

木こりの話｜第2領域は「探して」入れる

大事だけど急がない仕事は、結局いつやるの？　私は、空くのを待たずに探して入れています。

「木こりのジレンマ」と呼ばれる話があります。切れなくなった刃のまま木を切り続けて、研ぐ時間を取らない、という話です。

『7つの習慣』では、第7の習慣「刃を研ぐ」の説明に、刃がさび付いたノコギリのたとえが出てきます。フランクリン・コヴィー・ジャパンの公式サイトも、ノコギリで説明しています。

刃を研ぐ仕事は、第2領域の仕事です。探してやるのが、私のやり方です。基準は1つ。1か月後・1年後に、時間が短くなることを探して入れる。

私の今の仕事でいえば、会社でAIが使えるようになってから、業務の半分以上をマクロで動かしています。勤務表の分析、メールの自動送信、データの分析。何時間減ったかは、計っていません。

私の場合、時間は朝に取っています。朝4時から2時間の勉強時間は確保しています。仕事でも、1年後に結果が出ればいいくらいのつもりで、やることを探しています。

やることを絞る考え方では、『エッセンシャル思考』（グレッグ・マキューン）を読みました。やらないことを先に決めて、大事な少しに時間を使う。そういう考え方の本です。

＼やらないことを先に決める考え方の本／

気づき：第2領域の仕事は、空くのを待たずに探して入れる。

仕事の優先順位のつけ方のよくある質問

「仕事 優先順位」で調べる人に多い質問から、4つ選びました。

仕事の優先順位が分からないときは、どうすればいい？

まず、やることを全部書き出します。私は30才前、場所がバラバラの小さな工事をいくつも受け持っていて、A4の紙1枚にタスクがびっしり並んでいました。

書き出したら、図1の4つに分けます。並んだら、図2の物差しで順番を決めます。

仕事ができる人は、何で優先順位を決めている？

人によって違うと思います。私の場合は、急ぎの仕事が一度に2つ入った日も、物差しは同じでした。「次にどのような人を動かす必要があるか」を判断して、優先順位を決めていました。

上司に「全部急ぎ」と言われたら？

振る側の私は、「限界です」と言われたら、どうすればできるようになるのかを確認して、優先順位を確認します。黙って全部を抱えるより、順番を一緒に決め直してもらってください。

上司とお客様の板挟みで迷うときは、記事末の「仕事の優先順位がつけられない」に書きました。

緊急だけど重要でない仕事（第3領域）はどうする？

渡せるものは、人に渡します。私の場合、任せられる人はあまりいませんでした。それでもCADオペさんには、図面を書くための下地を作ってもらっていました。

今日からできること

明日の朝、机に向かう前にできる3つです。

まとめ｜迷ったら、誰かを動かす仕事から

4つに分けて、並んだら「次に誰かが動く仕事」から。

やることは、明日の仕事を書き出して、4つに分けるだけ。紙1枚でも、スマホのメモでも足ります。

迷ったら、誰かを動かす仕事から。それだけです。