メール整理の方法｜10年フォルダ0個、1日50通でも受信トレイに残るのは1通

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「受信トレイが未読で埋まっている」
「フォルダを作りすぎて、どこに入れたか思い出せない」
「探しているメールが出てこない」

メールは仕事を進めるための道具です。
その道具を毎日探しているなら、順番が逆になっています。

私が会社で使っているのはOutlook。
1日に届くのは30〜50通ほどです。
その受信トレイに、いま残っているメールは1通だけ。

タスクとして1つ残っているだけです。
フォルダは1つも残っていません。全部消しました。
やめたきっかけは、本で読んだ「アーカイブだけでいい」という一言でした。

このやり方を10年以上続けています。
その間、探せなくて困ったことは一度もありません。

受信トレイを1通にするやり方は、私が10年以上続けていることです。
Outlookでの探し方も入れました。
単語登録や通知の切り方などは、あわせて使える一般的な工夫として紹介します。

メール整理の方法は、分類をうまくやることではありません。
分類をやめることです。

メール整理の方法で私がやめた1つのこと

私がやめたのは、フォルダ分けです。
受信トレイに残すのは、まだ手をつけていないメールだけ。
それ以外は全部アーカイブに送ります。

受信トレイに残すのは未対応だけ

受信トレイは、届いたメールを置いておく箱ではありません。
これから手を動かすメールを並べる場所です。

私の受信トレイにいま残っているのは1通。
まだ終わっていないから、そこに置いてあります。

対応が終わったメールを残すから、どれが終わったのか分からなくなります。

返信を送ったら、その画面でアーカイブ。
それだけ。

フォルダを増やすほど探せなくなる

フォルダが増えると、分類の手間だけが増えるわけではありません。
「どこに入れたか」を覚える仕事まで増えます。

本文まで検索できる時代に、置いた場所を暗記する理由はありません。

フォルダ分けをやめたきっかけは本の一言

きっかけは、本で読んだ一言でした。
「アーカイブだけでいい」。

本のタイトルは思い出せません。
覚えているのは、そこに書いてあった理由のほうです。

どのフォルダに入れるか迷った時点で、あとから検索できなくなる。

迷ったということは、自分の中で置き場所が決まっていないということ。
決まっていない場所を、半年後の自分が思い出せるはずもありません。

置き場所が決まっていない現場はない

電気工事の現場を30年見てきましたが、どんなところでもそうで、置き場所が決まっていないということはありません。

工具でも部材でも、毎回どこに置いたか探しているようでは、頭のリソースのほうが先に減ります。
だから何も考えずに手が伸びる形にしておく。

メールも同じでした。
受信トレイは保管庫ではなく作業台です。
作業台の上に物を置いたままにしない。終わったら道具箱に戻す。
メールの道具箱がアーカイブです。

私の机の上には、いま何もない

いま私の机の上には何もありません。
このスタイルで3年ほど続けています。

配線も含めて何も出ていない机が、私の美学です。

受信トレイも同じ考え方です。
出したままにしていいのは、いま手をつけているものだけです。

アーカイブだけで受信トレイは1通になった

私は前、フォルダで分けていました。
いまは受信トレイに1通だけです。

1日30〜50通が届く箱で、残るのが1通。
やったのは、フォルダをやめてアーカイブに一本化したことだけです。

対応が終わったら、その場でアーカイブ

「後で見るかも」と残したメールを、あとで見ることはあります。
私も何度もあります。
それでも受信トレイに置いておく理由にはなりません。検索で困ったことが、10年で一度もないからです。

返信を送った直後にアーカイブ。
手が止まる場所を作らないのがコツです。

残したいものはフラグかスターを1個だけ。
それで足ります。

Outlookのアーカイブと検索の使い方

Outlookには「アーカイブ」ボタンが最初から並んでいます。
受信トレイでメールを選んで押すと、アーカイブ用のフォルダーへ移ります。

差出人でも、件名でも、本文の言葉でも引っかかります。
私の場合は、範囲を切り替えなくてもそのまま出てきます。
フォルダを開いて上から目で探すより、はるかに速い。

お使いのOutlookのバージョンによって、ボタンの位置や名前が少し違うことがあります。

よく言われる「通知はオフ・確認は1日3回」

整理が続かない原因は、性格ではなく通知だ、とよく言われます。
通知が鳴るたびに手が止まるからです。

そこでよく勧められるのが、通知をオフにして、確認を1日3回にまとめるやり方です。
私自身は、メールはスマホで随時確認しています。
ここでは、一般によく言われるやり方として紹介します。

通知が鳴るたびに集中は切れる

人は作業を切り替えるたびに、頭を立ち上げ直します。

メールの大半は、5分後に読んでも困りません。
本当に急ぐ用件なら、相手は別の手段で連絡してきます。

鳴らさない。自分から見に行く。
これだけで、まとまった時間が戻ります。

見る時間を決めると探さなくなる

時間を決めると、メールに呼ばれなくなります。
決めていない人は、1日じゅううっすら受信トレイを気にしています。

返信を時短する単語登録とテンプレ

受信を減らすだけでは足りません。
返すのが遅いと、同じ案件が2往復に増えます。

私が受け取るのは1日30〜50通。
全部に「お世話になっております」を打ち直していたら、そこだけで時間が溶けます。

単語登録で挨拶を2文字にする

「おせ」で「お世話になっております。」
「よろ」で「よろしくお願いいたします。」

文字を打つときの変換ソフト（IME）の単語登録に入れておくだけです。
設定は1回で終わり、あとは毎日効きます。

速い人は速く打っているのではなく、打つ量が少ないだけです。

テンプレートで書き間違いを減らす

よく使う返信は、先に形を決めておきます。

打ち直さないぶん、誤字も日付の書き間違いも減ります。
Outlookなら、署名の機能に定型文を登録しておけます。

メール整理を続けるコツは完璧をやめること

受信トレイをゼロに保とうとすると、続きません。
目指すのはゼロではなく、未対応が一目で分かる状態です。

開いたら3択でその場で終える

迷う時間を減らすほど、整理はラクになります。

私の受信トレイに残っている1通は、タスクとして1つ残っているだけです。

埋まる日があっていい

予定が詰まった日は、受信トレイが埋まります。

翌朝、上から3択にかけ直すだけ。
几帳面さより、ルールが1つであることが勝ちます。

メール整理の方法によくある質問

フォルダは本当に要らないのか。
受信トレイゼロは現実的なのか。
よく検索されている質問に4つ答えます。

メール整理の方法としてフォルダ分けは本当に不要ですか？

細かいフォルダ分けは要りません。私はOutlookでフォルダを1つも使っていません。対応が終わったメールはアーカイブに送るだけ。GmailもOutlookも本文まで検索できるので、「どこに入れたか」を覚える必要がなくなります。

受信トレイゼロは目指すべきですか？

ゼロそのものは目的ではありません。私の受信トレイにも、タスクとして1通残っています。目指すのは「残っているメールが全部、まだ終わっていないもの」という状態です。

未読メールが大量にある場合はどこから手をつけますか？

過去から片づけないでください。まず今日届く新着だけを3択で処理するルールを回します。それが1週間続いてから、古い未読を日付でまとめてアーカイブに送れば十分です。

メール整理におすすめのアプリはありますか？

アプリを増やす前に、いま使っているメールソフトのアーカイブと検索を試してください。アプリを足すと、覚える操作と月額が増えます。OutlookにもGmailにも、アーカイブと全文検索は最初から付いています。無料で今日から使える道具が、すでに手元にあります。

メール整理の方法まとめ｜受信トレイを空に保つ

メール整理の方法は、分類の上手さでは決まりません。
受信トレイに置くのは、いま手をつけているものだけ。

私はOutlookで1日30〜50通を受け取り、受信トレイに置いているのは1通です。
フォルダは全部消して、10年以上たちました。
やめたきっかけは、本で読んだ「アーカイブだけでいい」の一言でした。

受信トレイが静かになると、頭のなかも静かになります。
まずは今日、使っていないフォルダを1つ消すところから。